Bí kíp giải quyết vấn đề đã nói hay chưa nói nơi công sở

bởi Hạt Muối Nhỏ
Vấn đề ĐÃ NÓI hay CHƯA NÓI

Bạn đã bao giờ rơi vào tình huống trong giao tiếp mà các bên tranh cãi về việc một người đã thực sự nói hay chưa nói điều gì đó? Một bên khẳng định rằng họ đã truyền đạt thông tin, trong khi bên còn lại phủ nhận chuyện đó? Các tình huống phát sinh khi truyền đạt bằng lời nói như vậy sẽ dẫn đến nhiều vấn đề như mâu thuẫn, hiểu lầm hay ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng công việc. Tiếng Nhật có một thuật ngữ riêng để chỉ chúng là “言った言わない問題” (Vấn đề ĐÃ NÓI hay CHƯA NÓI)

Vậy nguyên nhân dẫn đến vấn đề ĐÃ NÓI hay CHƯA NÓI là gì?

Trí nhớ của con người vốn không bao giờ chính xác 100%. Theo tâm lý học, trí nhớ ngắn hạn chỉ có thể chứa 5 đến 9 mục thông tin cùng một lúc. Lý thuyết “Đường cong lãng quên Ebbinghaus” cũng đề cập đến vấn đề khả năng lưu giữ trí nhớ suy giảm theo thời gian. Vì vậy, việc thực hiện hành động nào đó mà chỉ dựa trên ký ức thì sẽ không đáng tin cậy hay đảm bảo sự chính xác.

Các tình huống dễ phát sinh vấn đề ĐÃ NÓI hay CHƯA NÓI

  • Không có ghi chép về nội dung trao đổi
  • Có sự khác biệt trong nhận thức
  • Đã bỏ qua việc xác nhận
  • Không xác định rõ bên cần chịu trách nhiệm

Những rắc rối mà vấn đề ĐÃ NÓI hay CHƯA NÓI gây ra?

  • Lượng công việc để giảm thiểu rủi ro bị tăng lên
  • Mối quan hệ tin cậy giữa hai bên sẽ bị mất đi
  • Thời gian và chi phí tăng lên
  • Có thể dẫn đến những thiệt hại về doanh thu

Phương pháp giải quyết các rắc rối của vấn đề ĐÃ NÓI hay CHƯA NÓI

  • Ghi chép lại các trao đổi trong phạm vi để làm rõ trách nhiệm, giải quyết sự khác biệt về nhận thức, hay dễ dàng bàn giao công việc trong trường hợp khẩn cấp.
    • Lưu vào văn bản, ghi âm…
    • Ghi đầy đủ thông tin theo mô hình 5W1H
  • Xác định các quy tắc truyền đạt ý kiến trong nội bộ công ty để có thể nhanh chóng xác nhận các vấn đề phát sinh, nâng cao trách nhiệm của từng thành viên.
  • Tích cực giao tiếp để làm sâu sắc hơn sự hiểu biết lẫn nhau, việc thảo luận và đồng thuận sẽ trở nên dễ dàng hơn.

Chúng ta hãy cùng thử áp dụng những kiến thức hữu ích này trong công việc nhé!

(Nguồn: Chatwork)

Để lại một bình luận

Có thể bạn cũng thích

-
00:00
00:00
Update Required Flash plugin
-
00:00
00:00